この記事の結論
- 電子帳票システムとは、請求書・納品書・見積書・契約書などの帳票を電子化して扱うシステムです。
- 発行・配信を電子化するタイプと、受領した書類の電子保存を電子化するタイプに分かれます。
- 電子で保存するなら、電子帳簿保存法の要件に沿う必要があります。JIIMA認証が1つの目安です。
電子帳票システムとは?
帳票とは、請求書、納品書、見積書、発注書、領収書、支払明細書、契約書など、取引で作成・受け取りする書類のことです。電子帳票システムは、これらの帳票を紙ではなく電子データで作成・配信・保存・検索できるようにするシステムです。
2つのタイプ
| タイプ | できること | 製品の例 |
|---|---|---|
| 発行・配信 | 帳票を作成し、WEB・メール・FAX・郵送代行などで取引先に届ける | 楽楽明細、マネーフォワード クラウド請求書、BtoBプラットフォーム 請求書 |
| 受領・電子保存 | 受け取った帳票を、電子帳簿保存法の要件に沿って保存・検索する | 楽楽電子保存、TOKIUM電子帳簿保存、バクラク電子帳簿保存 |
紙の帳票との違い
| 比べる点 | 紙の帳票 | 電子帳票 |
|---|---|---|
| 発行 | 印刷・封入・押印・郵送 | データで作成して、WEBやメールで配信(郵送代行もある) |
| 受け取り | 郵送で受け取り、開封して整理 | メール・WEBで受信、紙は受領代行やスキャンで電子化 |
| 保管 | ファイルやキャビネットで保管 | クラウドで保存し、日付・金額・取引先で検索 |
| 探すとき | 紙のファイルから探す | 検索で見つかる |
| コスト | 印刷代・郵送代・保管場所 | システム利用料(郵送代行を使う場合は別途郵送費) |
電子帳票システムでできること
- 帳票の発行:テンプレートから、またはCSV・PDFのアップロードで請求書などを作成します。
- 配信:WEB受取、メール添付、FAX、郵送代行などで取引先に届けます(楽楽明細の公式サイトでは、WEB受取・メール添付・郵送代行・FAXに対応と案内されています)。
- 受領:メールやWebで受け取った電子データ、郵送で届く紙の書類を取り込みます。
- AI-OCRでのデータ化:紙やPDFの書類から、日付・金額・取引先などを読み取ります。
- 電子保存・検索:タイムスタンプを付けて保存し、日付・金額・取引先で検索します。
- システム連携:API・CSVで、基幹システム・販売管理・会計システムとデータをやりとりします。
導入するメリット
- 印刷・封入・郵送の手間が減る:配信を自動化できます。
- 探す時間が減る:検索で書類がすぐ見つかります。
- 保管場所が不要になる:紙のファイルやキャビネットを減らせます。
- 法対応をしやすくなる:電子帳簿保存法の要件に対応したシステムなら、タイムスタンプや検索要件を満たしやすくなります。
- テレワークに対応しやすい:出社しなくても、書類を確認・処理できます。
導入時の注意点
- 取引先の理解が必要:発行・配信を電子化する場合は、取引先にWEB受取などへの切り替えをお願いする必要があります。
- 帳票の種類を整理する:電子化する書類と、紙のまま扱う書類を決めておきます。
- 法対応を確認する:電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているかを確認します。詳しくは「電子帳簿保存法に対応した電子帳票システムの選び方」で解説しています。
- 料金の仕組みを確認する:月額固定、書類の件数に応じた従量課金、初期費用など、製品によって違います。
導入の流れ(例)
例:請求書を月に200通発行し、取引先から月に100通の請求書を受け取る会社
- 件数と届き方を数える:発行は郵送・メールのどちらが多いか、受け取りは紙・PDFのどちらが多いかを整理します。
- 課題を決める:「発行の郵送作業」「受け取った請求書の保管」のどちらを優先するかを決めます。
- 候補を選ぶ:比較記事や無料診断で2〜3製品に絞ります。
- 一部の取引先で試す:まず数社の取引先で試して、問題がないかを確認します。
- 全体に広げる:取引先への案内文を用意し、順次切り替えます。
書類ごとの扱いの目安
| 書類 | 発行・配信 | 受領・保存 |
|---|---|---|
| 請求書 | 取引先に送る | 受け取った請求書を保存する |
| 納品書・支払明細書 | 取引先や従業員に送る | 受け取ったものを保存する |
| 見積書・発注書 | 取引先に送る | やりとりした書類を保存する |
| 領収書 | 発行して送る | 受け取った領収書を保存する |
| 契約書 | 電子契約などで取り交わす | 取り交わした書類を保存する |
自社がどの書類を、どちらの立場で扱っているかを書き出すと、必要な機能がはっきりします。
料金の仕組みの種類
電子帳票システムの料金は、主に次の仕組みに分かれます。
| 仕組み | 内容 | 公式サイトで確認できる例 |
|---|---|---|
| 初期費用+月額 | 導入時の費用と、毎月の利用料 | 楽楽明細(初期費用10万円・月額2.5万円〜) |
| 月額+件数に応じた従量課金 | 基本の月額に、書類の件数で料金が加わる | TOKIUM電子帳簿保存(月1万円〜+従量課金) |
| 件数の上限つきのプラン | 月に保管できる件数で、プランが分かれる | バクラク電子帳簿保存(無料プランは月200件まで、有料は月1,000件まで) |
| 利用人数・プランで分かれる月額 | 利用者数に応じたプラン | マネーフォワード クラウド請求書 |
導入前のチェックリスト
- 扱う帳票の種類と件数を把握したか
- 発行・配信と受領・保存の、どちらを優先するか決めたか
- 取引先への案内の方法を決めたか
- 電子帳簿保存法・インボイス制度への対応を確認したか
- 連携したい基幹・会計システムを確認したか
製品ごとの違いは「電子帳票システムおすすめ7選を比較」で、公式情報をもとに比較しています。