この記事の結論

  • 経費精算システムとは、立替経費や交通費の申請・承認・精算・仕訳までを、システム上で行えるようにするものです。
  • 交通系ICカードの読み取りや、領収書のAI-OCRでの自動入力、法人カードの明細連携などで、入力の手間を減らせます。
  • 選ぶときは、交通費の入力、領収書の扱い、法対応、会計システムとの連携の4点を確認しましょう。

経費精算システムとは?

経費精算システムは、従業員が立て替えた交通費・出張費・接待交際費などを、申請 → 承認 → 精算(支払い) → 仕訳の流れで処理するためのシステムです。クラウドで使える製品が多く、パソコンやスマホから申請・承認できます。

紙・Excelとの違い

比べる点紙・Excel経費精算システム
申請申請書に手書き・Excelに入力スマホやパソコンから入力。領収書は撮影して読み取れる製品がある
交通費経路を調べて金額を手入力経路検索や交通系ICカードの読み取りで入力を減らせる
承認紙を回覧・押印、メールで確認役職や金額に応じた承認ルートでシステム上で承認
仕訳・支払い会計ソフトや銀行の画面に転記仕訳データや振込データを自動で作成できる製品がある
領収書の保管紙のまま保管電子帳簿保存法に沿って電子で保存できる製品がある

経費精算システムでできること

  1. 申請・承認:申請の内容や金額、役職に応じて承認ルートを分けられます(マネーフォワード クラウド経費では最大10階層まで設定できると公式に案内されています)。
  2. 交通費の入力:交通系ICカードの利用履歴の取り込みや、経路検索による金額の自動計算に対応した製品があります。
  3. 領収書の読み取り:領収書を撮影すると、金額・取引先・日付をAIで読み取る製品があります。
  4. 法人カードとの連携:法人カードの利用明細を取り込み、領収書と紐付けられる製品があります。
  5. 仕訳・振込データの作成:申請内容から仕訳データや振込データを作り、会計ソフトや銀行に連携できます。
  6. 電子保存:領収書を電子帳簿保存法の要件に沿って保存できる製品があります。

導入するメリット

導入時の注意点

導入の流れ(例)

例:従業員30名・月に150件の経費申請がある会社

  1. 現状を数える:月の申請件数、承認者の人数、経理が転記・確認に使っている時間を書き出します。
  2. 課題を絞る:「交通費の入力が大変」「領収書の保管場所がない」など、解決したいことの優先順位を決めます。
  3. 候補を選んでトライアルする:比較記事や無料診断で2〜3製品に絞り、無料トライアルや資料で確かめます。
  4. 一部の部署で試す:最初は1つの部署で試し、承認ルートや入力項目を調整します。
  5. 全社に広げる:案内資料を配り、問い合わせ窓口を決めて、全社で使い始めます。

経費の種類と申請の例

経費の種類申請の例確認するポイント
交通費電車・バスでの外出、出張区間、日付、定期券区間の控除
出張費宿泊費、日当事前申請との紐づけ、上限額
接待交際費取引先との会食参加者、目的、領収書
消耗品費文具、備品の立替領収書、インボイスの登録番号
通信費・その他郵送費、会費など領収書、勘定科目

料金の仕組みの種類

経費精算システムの料金は、主に次の仕組みに分かれます。

仕組み内容公式サイトで確認できる例
利用人数に応じた月額申請する人数に応じて料金が変わるマネーフォワード クラウド経費(50名以下は年払い月額2,480円〜)、ジョブカン経費精算(1ユーザーあたりの月額課金)
基本料金+ID料金基本料金に、利用するIDの料金が加わるfreee経費精算
月額の下限+従業員数連動月額に下限があり、従業員数で変わる楽楽精算(月額3万円〜)
従量課金・問い合わせ領収書の件数などに応じて見積もるTOKIUM経費精算、SAP Concur

同じ人数でも、料金の仕組みによって総額が変わります。申請する人数と件数で試算して、初期費用も含めて比べましょう。

導入前のチェックリスト

製品ごとの違いは「経費精算システムおすすめ7選を比較」で、公式情報をもとに比較しています。