この記事の結論
- シフト作成ツールとは、希望シフトの回収・シフト表の作成・確定シフトの共有をまとめて行うツールです。
- Excelや紙と比べて、希望の集計と転記の手間、連絡の行き違いを減らせます。
- スタッフ1人あたり月額100〜300円程度の製品が多く、無料で始められる製品もあります。
シフト作成ツールとは?
シフト作成ツール(シフト管理システム)とは、スタッフから希望シフトを集め、シフト表を作成し、確定したシフトを共有するまでをまとめて行うツールです。アルバイト・パートが多い飲食店や小売店、交代勤務がある介護施設や工場などで使われています。
シフト作成でよくある悩み
- 紙やLINEで届いた希望を、Excelに転記するだけで時間がかかる
- 提出の締切を守ってもらえず、催促の連絡に追われる
- 曜日や時間帯ごとの人の過不足が一目でわからない
- シフトを組んだあとに人件費が予算を超えていたことに気づく
- 確定シフトを写真で送っており、変更の連絡が行き違う
Excel・紙・シフト作成ツールの比較
| 比べる点 | 紙・Excel | シフト作成ツール |
|---|---|---|
| 希望の回収 | 紙・LINE・口頭で集めて転記 | スタッフがスマホから提出し、表に自動で反映 |
| 締切の管理 | 個別に催促 | 締切のリマインドを自動で送れる製品もある |
| 作成 | 手作業で1マスずつ入力 | 過不足を見ながら作成、自動作成に対応した製品もある |
| 人件費 | 別に計算 | 作成中に概算人件費や人件費率を確認できる製品もある |
| 共有 | 印刷・写真で共有 | 確定シフトをアプリで共有、変更も通知 |
| 勤怠との連携 | 別管理 | 打刻実績と照合できる製品もある |
シフト作成ツールの主な機能
希望シフトの提出
スタッフがスマホのアプリやLINEから希望シフトを提出し、シフト表に自動で反映されます。Airシフトはスタッフ用アプリ「シフトボード」、らくしふはLINEでの回収に対応しています。
シフトの作成・自動作成
曜日や時間帯ごとの必要人数を見ながらシフトを作成します。必要人数や連勤などの条件をもとにシフト案を自動で作る機能がある製品もあります(らくしふ、oplus、ジョブカン勤怠管理など)。
人件費の管理
労働時間と時給から人件費の見込みを計算します。売上に対する人件費の割合(人件費率)を確認できる製品もあります。
シフトの共有・変更の通知
確定したシフトをスタッフのスマホに共有し、変更があったときも通知できます。
複数店舗の管理・ヘルプ
複数の店舗のシフトを本部でまとめて確認したり、人が足りない店舗に他の店舗からヘルプを出したりできます。
勤怠・給与計算との連携
シフトと打刻の実績を照らし合わせ、集計したデータを給与計算に連携できる製品もあります。
導入のメリット
- シフト作成の時間を減らせる:希望の転記がなくなり、作成に集中できます。
- 連絡の行き違いが減る:締切のリマインドや確定シフトの共有をツールで行えます。
- 人の過不足と人件費が見える:作成中に過不足と人件費の見込みを確認できます。
- 店長の負担を平準化できる:作成の手順がそろうため、担当が変わっても同じように作れます。
導入時の注意点
- スタッフ全員に使ってもらう必要がある:希望の提出方法を説明し、最初の数回は提出状況を確認しましょう。
- アプリを入れてもらうか、LINEで済ませるか:スタッフの負担と、会社としての管理のしやすさで選びます。
- 勤怠管理との役割分担:シフト専用のツールと、勤怠管理システムのシフト機能のどちらを使うかを決めます。
導入までの5ステップ
- 今のシフト作成の流れと時間を書き出す:希望の回収、作成、共有、変更対応にかかっている時間を把握します。
- 必要な機能を決める:希望の提出方法、自動作成、人件費管理、複数店舗、勤怠連携のうち、どれが必要かを決めます。
- 候補を2〜3製品に絞る:シフト作成ツールの比較表や無料診断で選びます。
- 1か月分のシフトを試しに作る:無料期間中に、実際の希望を集めて作成と共有までを試します。
- スタッフに説明して切り替える:提出方法と締切を説明し、最初の1か月は従来の方法と並行します。
業種別の活用例
| 業種 | よくある課題 | ツールで変わること |
|---|---|---|
| 飲食店 | 学生アルバイトの希望が直前に変わる、ランチ・ディナーで必要人数が違う | スマホで希望を集め、時間帯ごとの必要人数と比べながら作れる |
| 小売店 | 土日・セール時期に人手が足りない、複数店舗で人を融通したい | 店舗をまたいだヘルプの調整や、人件費の確認がしやすくなる |
| 介護施設 | 夜勤・早番・遅番が入り組み、資格を持つ人の配置が必要 | 勤務の種類や配置の条件を確認しながら作れる |
| コールセンター | 曜日・時間帯ごとの入電に合わせて人数をそろえたい | 時間帯ごとの人数の過不足を一覧で確認できる |
Excelから移行するときのポイント
- 今のシフト表をそのまま再現しようとしない:ツールの標準の画面に合わせて、見やすさと使いやすさを優先します。
- スタッフ情報を先に整える:氏名、雇用形態、勤務できる曜日・時間、担当できる業務を一覧にしておくと、登録がスムーズです。
- 1か月は並行運用する:最初の1か月はExcelとツールの両方で作り、抜け漏れがないかを確かめます。
- スタッフへの案内を用意する:アプリの入れ方、希望の出し方、確定したシフトの見方を1枚にまとめて配ります。
導入前のチェックリスト
- スタッフが迷わず希望を提出できるか(アプリ・LINE)
- 自社の勤務パターン(早番・遅番・夜勤など)を登録できるか
- 人の過不足と人件費の見込みを確認できるか
- 複数店舗の管理やヘルプが必要か
- 勤怠管理・給与計算とどうつなげるか決めたか
製品ごとの違いは「シフト作成ツールおすすめ8選を比較」で、公式情報をもとに比較しています。