この記事の結論
- グループウェアとは、社内のコミュニケーション・情報共有・業務の手続きをまとめて行うためのツールです。
- 主な機能は、スケジュール共有、掲示板、ファイル共有、ワークフロー(承認・申請)、チャットなどです。
- 最近は、チャット中心のビジネスチャットや、チャット・会議・文書・承認までそろえたオールインワン型も含めて比較されることが多くなっています。
グループウェアとは?
グループウェアとは、社内のコミュニケーションと情報共有、業務の手続きをまとめて行うためのツールです。社員同士の予定の共有、お知らせの掲示、ファイルの共有、申請書の承認などを、1つのシステムの中で行えます。
以前は社内のサーバーに導入するものが中心でしたが、現在はインターネット経由で使うクラウド型が主流です。PCだけでなくスマホからも使えるため、外出先や在宅勤務でも同じ情報にアクセスできます。
グループウェアの主な機能
| 機能 | できること | 置き換えられるもの |
|---|---|---|
| スケジュール共有 | メンバーの予定を確認し、会議を設定する。会議室などの施設予約 | ホワイトボードの予定表、予定確認の電話やメール |
| 掲示板・お知らせ | 全社や部署へのお知らせを掲示し、既読を確認する | 紙の回覧、一斉メール |
| ファイル共有 | 資料を共有し、最新版を1か所で管理する | ファイルサーバー、メール添付 |
| ワークフロー | 稟議・休暇・経費などの申請と承認を電子化する | 紙の申請書、押印 |
| チャット・メッセージ | メンバー同士やグループでやりとりする | メール、個人のLINE |
| ビデオ会議 | オンラインで会議を行う | 対面の会議、移動 |
| ドキュメント・ナレッジ | マニュアルや議事録を共有し、検索できるようにする | 個人のPCに散らばった文書 |
製品によって、得意な機能が異なります。たとえばスケジュール・掲示板・ワークフローを中心にした製品もあれば、チャットとビデオ会議を中心にした製品もあります。
ビジネスチャット・オールインワンツールとの違い
| 種類 | 中心となる機能 | 主な製品の例 |
|---|---|---|
| 国産グループウェア型 | スケジュール・掲示板・ワークフローなど社内の手続き | サイボウズ Office、Garoon、desknet's NEO |
| ビジネスチャット型 | チャットでのやりとり | Slack、Chatwork、LINE WORKS |
| オールインワン型 | チャット・会議・メール・ドキュメントなどをまとめて使う | Microsoft 365、Google Workspace、Lark |
| 業務アプリ型 | ノーコードで業務アプリを作る | kintone |
「グループウェア」という言葉は、スケジュールや掲示板を中心にした従来型の製品を指すこともあれば、チャットや会議を含めた情報共有ツール全般を指すこともあります。選ぶときは呼び方よりも、自社が解決したい課題に必要な機能があるかで判断しましょう。
グループウェアを導入するメリット
- 情報を1か所に集められる:予定・お知らせ・資料が1つのツールにまとまり、「どこに書いてあったか」を探す時間が減ります。
- 連絡のスピードが上がる:メールよりも気軽にやりとりでき、確認や相談がすぐに済みます。
- 申請・承認を早く回せる:紙の申請書を回す必要がなくなり、外出先からでも承認できます。
- 在宅勤務・外出先でも同じように働ける:スマホやPCから、社内と同じ情報にアクセスできます。
- やりとりの記録が残る:誰がいつ何を決めたかが残るため、引き継ぎや確認がしやすくなります。
導入時の注意点
- ツールが増えすぎないようにする:チャット、会議、ファイル共有を別々のツールで導入すると、かえって情報が散らばることがあります。今使っているツールとの役割分担を決めましょう。
- 最低契約ユーザー数を確認する:製品によっては5ユーザーや10ユーザーからの契約になります。
- 社外とのやりとりのルール:取引先などを招待できる製品では、招待してよい範囲や、共有してよい情報のルールを決めておきます。
- 定着のための工夫:導入しただけでは使われないことがあります。最初に使う場面(朝の連絡、休暇申請など)を決めると定着しやすくなります。
よくある失敗と対策
| よくある失敗 | 原因 | 対策 |
|---|---|---|
| 導入したのに使われない | 何に使うかが決まっていない | 最初に使う場面(朝の連絡、休暇申請など)を1つ決めて始める |
| 情報がかえって散らばった | 既存のツールと役割が重なっている | 「連絡はチャット、資料はファイル共有」のように役割分担を決める |
| グループやチャンネルが増えすぎた | 作るルールがない | 部署別・プロジェクト別など作り方と名前の付け方を決める |
| 社外の人に見せたくない情報が共有された | 社外ユーザーの招待ルールがない | 招待してよい相手と、共有してよい情報の範囲を決める |
| 費用が想定より高くなった | 最低契約数やオプションを見落とした | 最低契約ユーザー数、オプション、年払いと月払いの違いを含めて試算する |
導入までの5ステップ
ステップ1:課題を書き出す
「社内の連絡がメールと個人のLINEに分かれている」「紙の申請に押印のための出社が必要」「資料の最新版がわからない」など、困っていることを部署ごとに書き出します。
ステップ2:必要な機能を決める
書き出した課題から、必要な機能(チャット、ワークフロー、スケジュールなど)と、社外とのやりとりの有無を決めます。
ステップ3:候補を2〜3製品に絞る
グループウェアの比較表で条件に合う製品を絞り込むか、無料診断で自社に合う3製品を確認します。
ステップ4:無料プラン・試用で試す
無料プランや30日間程度の無料試用がある製品が多くあります。1つの部署で実際に使い、使いやすさを確認しましょう。
ステップ5:ルールを決めて全社に広げる
チャットのグループの作り方、ファイルの置き場所、申請の流れなどのルールを決めてから、全社に広げます。
導入前のチェックリスト
- 解決したい課題と、そのために必要な機能を決めたか
- 社外のメンバーとも使うかどうかを決めたか
- 最低契約ユーザー数を含めた総額を把握したか
- 今使っているツールとの役割分担を決めたか
- 1つの部署で試してから広げる計画を立てたか
グループウェアの選び方
製品ごとの料金と機能の違いは「グループウェアおすすめ10選を比較」で、公式情報をもとに比較しています。